English

 

1. Protecting Your Private Information

At Simply Benefits and our affiliated companies, we prioritize safeguarding the personal information you share with us. Our commitment involves regularly reviewing and updating our procedures to ensure they meet stringent privacy and personal information management standards.

 

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2. How we protect you and your personal information​​

2.1 Guiding Principles for Protecting Your Privacy

• Security: Simply Benefits is built on technology which sets the standard for security in our digital world, employing industry-leading safeguards to stay ahead of the challenge.

• Responsibility: Our team members, partners, and financial advisors are required to adhere to our privacy protocols. The Chief Privacy Officer is responsible for ensuring compliance and keeping our practices current.

• Rights: Canadians have rights related to personal information we collect and hold about you. You may exercise your rights at any time.

• Transparency: We offer comprehensive details regarding our privacy protocols.

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2.2 Guiding Principles for Protecting Your Privacy​

Who do we gather your personal information from?

Your personal information is mainly obtained directly from you. However, in certain situations and depending on the products or services you use, we might also gather information from external sources. For example:

• Your employer

• Public bodies

• Our representatives

• Personal references

• Credit bureaus and reporting agencies

• Other insurers, reinsurers or financial institutions

• Public and private insurance, fraud and claims databases

• Partners who distribute our products and services, such as independent brokers, specialized insurance coverage providers, travel agencies or car dealerships

It’s also important to note that someone seeking or already using our product or service might share your personal information with us, enabling you to gain from that product or service. For instance, they could include you as an insured individual.

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How do we collect your personal information?

We may collect your personal information in a number of ways, including:

• By phone

• In person

• Via our paper and online forms

• Via cookies, when you visit our websites

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What personal information do we collect?

We only collect the personal information necessary to fulfill the purposes outlined in this notice. Here are some examples of personal information we may collect.

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Categories and Examples:

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Identification Information

Name, date of birth, postal address, email, phone number, marital status, government identification, citizenship

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Employment Information

Employment status, salary, current employer, employee identification number

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Financial Information

Income, salary, information on financial products you have with us, EFT information

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Health Information

Medical records, medical information related to your claims, paramedical test results, medical history.

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Information about your family

Name, age, financial situation and health status of your spouse, children or parents

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Insurance Information

Information on insurance policies you have with us or elsewhere, claims history, sex at birth, lifestyle habits, criminal record​​​​​​​​​​​​​​​

 

We may also create or infer information from the personal information we collect. For example, we may create a client profile or identifier for you. This information is considered personal information. We manage and protect it in accordance with the same practices as the rest of your personal information.

 

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2.3 We collect your personal information for specific purposes

We exclusively gather, utilize, disclose, and keep your personal information for the purposes specified in this notice. You will be notified of these purposes before or at the moment we collect your personal information.

Depending on the products and services you choose, the following purposes could be crucial to our interaction with you:

 

Categories and Specific Purposes:

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Underwriting Risk Assessment

To assess the risk associated with providing insurance coverage, we collect detailed information about applicants. This helps us determine eligibility and pricing.

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Policy Administration

Personal information is used to manage and administer policies, including issuing policies, processing renewals, and handling billing and payments.

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Claims Processing

When a claim is made, we need extensive information to investigate, assess, and settle the claim. This might include medical records, receipts, and other relevant data collected from you, providers or public and private insurance, fraud and claims databases.

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Customer Service

Contact information and preferences enable us to provide ongoing service, support, and communication related to policies, benefits, and offers.

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Fraud Prevention

We may use personal information to detect and prevent fraudulent activities, such as false claims or identity theft.

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Marketing and Product Development

We use customer information to develop, offer, and promote products or services that might be of interest.

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Legal and Regulatory Compliance

We are subject to various legal and regulatory requirements to prevent illegal activities such as money laundering and cyber threats, and must collect and retain certain information to comply with those obligations.

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Health and Life Insurance Specifics

For life and health insurance, detailed medical information may be collected to assess risk, including pre-existing conditions, lifestyle habits (like smoker status), family medical history, etc.

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Financial Planning and Investment

For insurance products related to investment and financial planning, Simply Benefits or its partners may require detailed financial information to provide appropriate advice and products.

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Certain purposes are not mandatory for engaging in business with us. You can consent to them to benefit from a distinctive client experience and to obtain offers tailored to your needs.

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We acknowledge that we must obtain your consent to collect, use, disclose and retain your personal information for the following purposes:

​

Categories and Specific Purposes:

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Improve our products and services and provide a distinctive client experience

• Acknowledge your differences and similarities with respect to our other clients

• Understand how our digital tools and websites are used in order to improve them

• Consult with you to gain more insight into your experience, reactions and interactions with us

• Keep up with the various stages of your life to make our products and services even more useful and effective over the course of our relationship with you

• Allow all our clients to benefit from the lessons gleaned from you as we work to improve our client experience

• Make it easier for you to enter your information when requesting a product or service (ex: automatically fill in certain fields)

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Keep you informed of our promotions, products, services, contests and events that may be of interest to you

• Understand the product and services portfolio you have with Simply Benefits in order to offer you relevant products and services that are adapted to your reality

• Contact you at the right time, in the right way

• Offer you benefits or advantageous pricing based on the products or services you have with Simply Benefits

• Keep you informed of contests or other promotional events that may be of interest to you​​​​​​​​​​​​​​​​

​​

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2.4 We may share your personal information with other individuals or organizations​

Who do we gather your personal information from?

In order to fulfill the purposes outlined in this notice, we may sometimes need to share your personal information with other individuals or organizations. For example, we may share it with:

• Your financial services advisor

• A person who has a product or service with us from which you are benefitting

• Credit bureaus and reporting agencies, such as Equifax or TransUnion

• Public and private insurance, fraud and claims databases

• Public bodies such as health care institutions

• Other insurers, reinsurers and financial institutions

• Your employer, union or association 

• Partners who distribute our products and services, such as independent brokers, general agents, specialized insurance coverage providers

• Suppliers, for example of document printing, delivery or data storage services

• Courts, regulatory authorities or self-regulatory organizations

• Fraud prevention and management organizations, for example, law enforcement agencies

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We may disclose your personal information outside of Canada

Your personal information is mainly stored within Canada, yet there are instances where we might share it with entities in other countries, such as when engaging with an international supplier. In these situations, we make sure through contractual agreements that these suppliers adhere to our standards for handling and safeguarding your personal information. We always ensure your information receives adequate protection before transferring it outside of Canada. Additionally, your personal information may be shared with entities within other Canadian provinces or territories.

 

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2.5 We obtain your consent, except in certain cases prescribed by law​

When do we obtain your consent?

We obtain your consent before we collect, use or disclose your personal information. We may obtain consent directly from you. It may also be obtained from another person, such as your financial services advisor, employer, car dealer, etc. We will request your consent again if we wish to use or disclose your personal information for a purpose to which you have not consented.

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When do we not request your consent?

In some cases, the law permits us to collect, use or disclose your personal information without your consent. Here are a few examples:

• Disclosing your personal information to suppliers for a purpose outlined in this notice, to provide you with the requested product or service

• Conduct statistical studies using de-identified personal information, where permitted by law

• Take appropriate action if we detect potential fraud

• In Quebec only: Using your personal information if it is clearly for your benefit or for purposes related to those to which you have already agreed

• Outside of Quebec: Using or disclosing your personal information if it is clearly for your benefit and we are unable to obtain your consent

We may also be required by law to disclose personal information. For example, if ordered by a court or requested by a regulatory authority or a self-regulatory organization.

 

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2.6 We are doing everything we can to protect your personal information

Our team members, representatives, and stakeholders are dedicated to safeguarding your personal information. Our internal policies explicitly outline the duties and responsibilities of employees, representatives, and stakeholders in handling personal information. We begin educating our employees about this responsibility on their very first day and maintain a constant program to facilitate attention and respect to these policies.

We limit access to and use of your personal information.

We keep access to your personal information to a minimum. Access to your personal information is restricted to those who need it to perform their duties. Here are some of the measures in place to control access to and use of your personal information:

• We train our employees, representatives and consultants to handle your personal information with care and in accordance with best management practices. Our suppliers are obligated to do likewise.

• Our employees, representatives and suppliers may access and use personal information we collect only if we obtained consent for this purpose or if permitted by law.

• We regularly review the access rights of employees, representatives and suppliers, according to their roles and responsibilities.

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We protect our facilities and IT systems

We've implemented robust security protocols to safeguard our IT platforms, facilities, and systems to ensure your personal information is protected around the clock. Below are examples of the security measures we employ:

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Categories and Specific Purposes:

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Technological measures

• Data encryption in-transit and at rest

• Digital certificates

• Firewalls and other network protection measures

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Physical or administrative measures

• Authorization required to access our resources and buildings where your personal information is stored

• Constant monitoring of our facilities

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We communicate with you in a secure manner

We have measures in place to ensure the security of our communications with you, including when we collect your personal information. For example:

• We always verify your identity, whether online, by phone or in person. Other than to authenticate you, we avoid collecting certain personal information over the phone, such as your date of birth.

• We never ask you for your password or PIN code for any account.

• We will not contact you for the sole purpose of obtaining your personal information.

 

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2.7 We retain your personal information for a limited time

We destroy personal information we collect once there is no longer a purpose for it. We retain your personal information only as long as necessary to:

• Fulfill the purposes for which we collected it, and

• Meet our legal obligations

 

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2.8 We respect your privacy rights​

Manage your consent preferences

You may review and change your consent preferences for the collection, use and disclosure of your personal information at any time. Please be aware, however, that we will no longer be able to offer you our products and services if you withdraw your consent for a purpose that is essential to our relationship with you (See the section we collect your personal information for specific purposes for further details).

For optional purposes, you may withdraw your consent at any time without adversely affecting our relationship with you.

You can contact us to withdraw your consent for the following purposes:

• Improve our products and services and provide a distinctive client experience

• Keep you informed of our promotions, products, services, contests and events that may be of interest to you

Withdrawing your consent may take up to 30 days to be processed and applied.

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Accessing, rectifying or deleting your personal information

You have several rights regarding the personal information we hold about you. You may exercise them at any time.

​

Rights:

​

Know whether we hold personal information about you

You can ask us:

• If we hold personal information about you

• How your personal information was collected, used and disclosed

• If another person or organization holds your personal information for us

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Access your personal information

• You may ask to access the personal information we hold about you. You can also obtain a copy, but you may have to pay a reasonable fee for it.
  In some cases, we are unable to provide you with the requested information.
  For example:

• We share certain medical information with your health care professional. This person can then explain it to you correctly.

• We cannot give you information that would reveal information about another person.

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Rectify your personal information

• You can request that we rectify your personal information if it is incomplete or inaccurate. You can also update it if it has changed.

​

Delete your personal information

You can request that we delete your personal information. Our response will depend on the situation.

​If we have fulfilled the purposes for which the personal information was collected, we will delete it. However, we may retain it in order to meet our legal and regulatory obligations and protect our rights in the event of legal recourse.

If we have not yet fulfilled the purposes for which the personal information was collected, we will delete the information that is out of date, inaccurate, incomplete or no longer required. If you request that we delete the rest of your personal information, we will no longer be able to offer you our products and services.

You may submit a written request to exercise any of your rights in relation to your personal information. You will receive our written response within 30 days. If we deny your request in whole or in part, we will provide you with several pieces of information:

• Reasons for the denial

• The references of the laws and regulations that justify this denial

• Your right to challenge this denial before the privacy regulatory authority of your province or territory

• Timeframe for appealing the denial​​​​​​​​​​​​​​​​​​

 

Requesting information about a decision based solely on the automated processing of your personal information

In certain circumstances, we may render a decision based solely on the automated processing of your personal information, without human intervention. For example, in the case of group insurance, this allows us to determine without delay, during your visit to the pharmacy, the portion of the cost of your medication paid by us and the portion you are responsible for paying.

You may, at any time, request an explanation of a decision based on the automated processing of your personal information and make corrections to the personal information that has been used. You may also share your comments with us.

 

Filing a complaint

You may file a complaint if you feel that we have mishandled your personal information.

We invite you to contact us first if you wish to file a complaint. We will take the time to analyze your complaint and work with you to resolve the situation.

You can also file a complaint with the privacy regulatory authority of your province or territory.

 

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3. How to contact us regarding your privacy

You can contact us in writing at the addresses below to:

• Submit a request to access, rectify or delete your personal information

• File a complaint about the handling of your personal information

• Request assistance, send us a comment or ask any question related to your privacy Make sure you provide us with all the information we need to follow up on your request.

By email: privacy@simplybenefits.ca

By mail: Office of Simply Benefits Chief Privacy Officer 200-45 Stanley Street Ayr, Ontario N0B 1E0

 

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4. If we update this notice

We regularly update our practices to bolster them and ensure that they reflect changing privacy laws, regulations and standards. We will notify you on our website (https://www.simplybenefits.ca/) of any material changes to this notice.

​

​

 

 

​​French

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1. Protéger vos renseignements personnels

Chez Simply Benefits et nos sociétés affiliées, la protection des renseignements personnels que vous nous communiquez est une priorité. Nous nous engageons à revoir et à mettre à jour régulièrement nos procédures afin de nous assurer qu'elles respectent des normes strictes en matière de confidentialité et de gestion des informations personnelles.

 

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2. Comment nous vous protégeons, vous et vos renseignements personnels

2.1 Principes directeurs pour la protection de votre vie privée

• Sécurité : Simply Benefits s’appuie sur une technologie qui établit la norme en matière de sécurité dans notre monde numérique, utilisant des mesures de protection de pointe pour rester à la fine pointe de la technologie.

• Responsabilité : Les membres de notre équipe, nos partenaires et nos conseillers financiers sont tenus de respecter nos protocoles de confidentialité. Le responsable de la protection des renseignements personnels est responsable de la conformité et de la mise à jour de nos pratiques.

• Droits : Les Canadiens ont des droits concernant les renseignements personnels que nous recueillons et détenons à votre sujet. Vous pouvez exercer vos droits à tout moment.

• Transparence : Nous fournissons des renseignements détaillés sur nos protocoles de confidentialité.

​

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2.2 Principes directeurs pour la protection de votre vie privée

Auprès de qui recueillons-nous vos renseignements personnels ?

Vos renseignements personnels sont principalement obtenus directement de vous. Cependant, dans certaines situations et selon les produits ou services que vous utilisez, nous pouvons aussi recueillir des renseignements de sources externes. Par exemple :

• Votre employeur

• Organismes publics

• Nos représentants

• Références personnelles

• Bureaux d'évaluation du crédit et agences d'évaluation du crédit

• Autres assureurs, réassureurs ou institutions financières

• Bases de données publiques et privées sur les assurances, les fraudes et les sinistres

• Partenaires qui distribuent nos produits et services, tels que les courtiers indépendants, les assureurs spécialisés, les agences de voyages ou les concessionnaires automobiles

Il est également important de noter qu'une personne recherchant ou utilisant déjà notre produit ou service peut nous communiquer vos renseignements personnels, vous permettant ainsi d'en bénéficier. Par exemple, elle pourrait vous inclure en tant qu'assuré.

​

Comment collectons-nous vos informations personnelles ?

Nous pouvons recueillir vos renseignements personnels de plusieurs façons, notamment :

• Par téléphone

• En personne

• Par l'entremise de nos formulaires papier et en ligne

• Par le biais des témoins, lorsque vous consultez nos sites Web

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Quels renseignements personnels recueillons-nous ?

Nous ne recueillons que les renseignements personnels nécessaires aux fins décrites dans la présente déclaration. Voici quelques exemples de renseignements personnels que nous pouvons collecter.

​

Catégories et exemples :

​

Informations d'identification

Nom, date de naissance, adresse postale, courriel, numéro de téléphone, état civil, pièce d'identité officielle, citoyenneté.​

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Renseignements sur l'emploi

Situation professionnelle, salaire, employeur actuel, numéro d'identification d'employé.​

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Informations financières

Revenus, salaires, renseignements sur les produits financiers que vous détenez chez nous, renseignements sur les virements électroniques.​

​

Renseignements sur la santé

Dossiers médicaux, renseignements médicaux relatifs à vos demandes de remboursement, résultats d'examens paramédicaux, antécédents médicaux.​

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Renseignements sur votre famille

Nom, âge, situation financière et état de santé de votre conjoint, de vos enfants ou de vos parents.​

​

Renseignements sur l'assurance

Renseignements sur les polices d'assurance que vous détenez chez nous ou ailleurs, historique des demandes de remboursement, sexe à la naissance, habitudes de vie, casier judiciaire

​

Nous pouvons également créer ou déduire des renseignements à partir des renseignements personnels que nous collectons. Par exemple, on peut créer un profil client ou un identifiant pour vous. Ces renseignements sont considérés comme des informations personnelles. Nous les gérons et les protégeons conformément aux mêmes pratiques que le reste de vos informations personnelles.

​​

​

2.3 Nous recueillons vos renseignements personnels à des fins spécifiques

Nous recueillons, utilisons, divulguons et conservons vos renseignements personnels exclusivement aux fins précisées dans la présente déclaration. Vous serez informé de ces finalités avant ou au moment de la collecte de vos informations personnelles.

​

Selon les produits et services que vous choisissez, les finalités suivantes pourraient être cruciales pour nos interactions avec vous :

​

Catégories et finalités spécifiques :​

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Évaluation des risques liés à la souscription

Pour évaluer le risque associé à la souscription d'une assurance, nous recueillons des renseignements détaillés sur les demandeurs. Ça nous aide à déterminer l'admissibilité et le tarif.

​

Administration des politiques

Les renseignements personnels sont utilisés pour gérer et administrer les politiques, y compris l’émission de politiques, le traitement des renouvellements et la gestion de la facturation et des paiements.​

​

Traitement des réclamations

Lorsqu'une réclamation est déposée, nous avons besoin d'informations complètes pour enquêter, évaluer et régler le sinistre. Il peut s'agir de dossiers médicaux, de reçus et d'autres données pertinentes recueillies auprès de vous, des fournisseurs de soins ou des bases de données des assurances publiques et privées, des fraudes et des réclamations.​

​

Service à la clientèle

Les coordonnées et les préférences nous permettent de fournir un service, une assistance et une communication continus liés aux politiques, aux avantages et aux offres.​

​

Prévention de la fraude

Nous pouvons utiliser des renseignements personnels pour détecter et prévenir les activités frauduleuses, comme les fausses déclarations ou le vol d’identité.​

​

Marketing et développement de produits

Nous utilisons les renseignements sur les clients pour développer, proposer et promouvoir des produits ou services susceptibles de vous intéresser.​

​

Conformité juridique et réglementaire

Nous sommes soumis à diverses exigences légales et réglementaires visant à prévenir les activités illégales telles que le blanchiment d’argent et les cybermenaces, et devons recueillir et conserver certains renseignements pour nous conformer à ces obligations.​

​

Spécificités de l'assurance santé et vie

Pour l’assurance vie et santé, des renseignements médicaux détaillés peuvent être recueillis pour évaluer le risque, y compris les conditions préexistantes, les habitudes de vie (comme le statut de fumeur), les antécédents médicaux familiaux, etc.​

​

Planification financière et investissement

Pour les produits d’assurance liés à l’investissement et à la planification financière, Simply Benefits ou ses partenaires peuvent exiger des informations financières détaillées pour fournir des conseils et des produits appropriés.

​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​

Certaines finalités ne sont pas obligatoires pour faire affaire avec nous. Vous pouvez y consentir pour profiter d'une expérience client unique et obtenir des offres adaptées à vos besoins.

​

Nous reconnaissons que nous devons obtenir votre consentement pour recueillir, utiliser, divulguer et conserver vos renseignements personnels aux fins suivantes :

​

Catégories et finalités spécifiques :

​

Améliorer nos produits et services et offrir une expérience client distinctive

• Reconnaître vos différences et similitudes avec nos autres clients

• Comprendre comment nos outils numériques et nos sites Web sont utilisés afin de les améliorer

• Vous consulter pour mieux comprendre votre expérience, vos réactions et vos interactions avec nous

• Suivez les différentes étapes de votre vie pour rendre nos produits et services encore plus utiles et efficaces tout au long de notre relation avec vous

• Permettre à tous nos clients de bénéficier des enseignements que vous nous avez donnés pour améliorer notre expérience client

• Simplifier la saisie de vos renseignements lors de vos demandes de produits ou services (ex. : remplissage automatique de certains champs)

​

Vous tenir au courant de nos promotions, produits, services, concours et événements susceptibles de vous intéresser

• Reconnaître vos différences et vos similitudes avec nos autres clients

• Comprendre comment nos outils numériques et nos sites Web sont utilisés afin de les améliorer

• Vous consulter pour mieux comprendre votre expérience, vos réactions et vos interactions avec nous

• Suivez les différentes étapes de votre vie afin de rendre nos produits et services encore plus utiles et efficaces tout au long de notre relation avec vous

• Permettre à tous nos clients de bénéficier des enseignements que vous nous avez donnés pour améliorer notre expérience client

• Simplifier la saisie de vos renseignements lors de vos demandes de produits ou services (ex. : remplissage automatique de certains champs)

​​

​2.4 Nous pouvons partager vos renseignements personnels avec d'autres personnes ou organisations

Auprès de qui recueillons-nous vos renseignements personnels ?

Afin de remplir les finalités décrites dans la présente déclaration, nous pouvons parfois être amenés à partager vos renseignements personnels avec d'autres personnes ou organisations. Par exemple, on peut les partager avec :

• Votre conseiller en services financiers

• Une personne qui a souscrit à un produit ou service dont vous bénéficiez.

• Bureaux d'évaluation du crédit et agences d'évaluation du crédit, comme Equifax ou TransUnion.

• Bases de données publiques et privées sur les assurances, les fraudes et les réclamations.

• Organismes publics, comme les établissements de santé.

• Autres assureurs, réassureurs et institutions financières.

• Votre employeur, syndicat ou association.

• Partenaires qui distribuent nos produits et services, comme les courtiers indépendants, les agents généraux et les assureurs spécialisés.

• Fournisseurs, par exemple de services d'impression, de livraison ou de stockage de données.

• Tribunaux, autorités réglementaires ou organismes d'autoréglementation.

• Organismes de prévention et de gestion de la fraude, par exemple les forces de l'ordre.

​

Nous pouvons divulguer vos renseignements personnels à l’extérieur du Canada

Vos renseignements personnels sont principalement conservés au Canada. Cependant, il arrive que nous les partagions avec des entités situées à l'étranger, notamment dans le cadre de nos relations avec un fournisseur international. Dans ce cas, nous nous assurons, par le biais d'ententes contractuelles, que ces fournisseurs respectent nos normes de traitement et de protection de vos renseignements personnels. Nous veillons toujours à ce que vos renseignements bénéficient d'une protection adéquate avant de les transférer à l'extérieur du Canada. De plus, vos renseignements personnels peuvent être partagés avec des entités situées dans d’autres provinces ou territoires canadiens.

​

2.5 Nous obtenons votre consentement, sauf dans certains cas prévus par la loi.

Quand obtenons-nous votre consentement ?

Nous obtenons votre consentement avant de recueillir, d'utiliser ou de divulguer vos renseignements personnels. Nous pouvons obtenir votre consentement directement de vous. Il peut également être obtenu d'une autre personne, comme votre conseiller financier, votre employeur, votre concessionnaire automobile, etc. Nous vous demanderons à nouveau votre consentement si nous souhaitons utiliser ou divulguer vos renseignements personnels à des fins auxquelles vous n'avez pas consenti.​

​

Quand ne demandons-nous pas votre consentement ?

Dans certains cas, la loi nous autorise à recueillir, utiliser ou divulguer vos renseignements personnels sans votre consentement. Voici quelques exemples :

• Divulgation de vos renseignements personnels à des fournisseurs aux fins décrites dans le présent avis, afin de vous fournir le produit ou le service demandé.

• Réalisation d'études statistiques à l'aide de renseignements personnels anonymisés, lorsque la loi le permet.

• Prendre les mesures appropriées si nous détectons une fraude potentielle.

• Au Québec seulement : Utilisation de vos renseignements personnels si cela est clairement à votre avantage ou à des fins liées à celles que vous avez déjà acceptées.

• Hors du Québec : Utilisation ou divulgation de vos renseignements personnels si cela est clairement à votre avantage et que nous ne pouvons obtenir votre consentement.

Nous pouvons également être tenus par la loi de divulguer des renseignements personnels, par exemple sur ordre d'un tribunal ou à la demande d'un organisme de réglementation ou d'un organisme d'autorégulation.

 

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2.6 Nous faisons tout notre possible pour protéger vos renseignements personnels

Les membres de notre équipe, nos représentants et nos parties prenantes s'engagent à protéger vos informations personnelles. Nos politiques internes décrivent explicitement les devoirs et responsabilités des employés, des représentants et des intervenants en matière de traitement des informations personnelles. Nous sensibilisons nos employés à cette responsabilité dès leur premier jour et maintenons un programme continu pour faciliter l'attention et le respect de ces politiques.

Nous limitons l'accès à vos renseignements personnels et leur utilisation.

Nous limitons l'accès à vos renseignements personnels au minimum. L'accès à vos renseignements personnels est limité aux personnes qui en ont besoin pour exercer leurs fonctions. Voici quelques-unes des mesures mises en place pour contrôler l'accès à vos renseignements personnels et leur utilisation :

• Nous formons nos employés, représentants et consultants à traiter vos renseignements personnels avec soin et conformément aux meilleures pratiques de gestion. Nos fournisseurs doivent faire de même.

• Nos employés, représentants et fournisseurs ne peuvent accéder aux renseignements personnels que nous recueillons et les utiliser que si nous avons obtenu leur consentement à cette fin ou si la loi l'autorise.

• Nous révisons régulièrement les droits d'accès de nos employés, représentants et fournisseurs, en fonction de leurs rôles et responsabilités.

​

Nous protégeons nos installations et nos systèmes informatiques

Nous avons mis en place des protocoles de sécurité rigoureux pour protéger nos plateformes, installations et systèmes informatiques et garantir la protection de vos renseignements personnels 24 heures sur 24, 7 jours sur 7. Voici quelques exemples de mesures de sécurité que nous utilisons :

​​

Catégories et finalités spécifiques :

​

Mesures technologiques

• Chiffrement des données en transit et au repos

• Certificats numériques

• Pare-feu et autres mesures de protection du réseau

​

Mesures physiques ou administratives

• Autorisation requise pour accéder à nos ressources et bâtiments où sont stockées vos informations personnelles.

• Surveillance continue de nos installations.

​​​​​​​​

Nous communiquons avec vous en toute sécurité

Nous avons mis en place des mesures pour assurer la sécurité de nos communications avec vous, y compris lors de la collecte de vos informations personnelles. Par exemple :

• Nous vérifions systématiquement votre identité, que ce soit en ligne, par téléphone ou en personne. Sauf pour vous authentifier, nous évitons de recueillir certains renseignements personnels par téléphone, comme votre date de naissance.

• Nous ne vous demandons jamais votre mot de passe ni votre NIP pour aucun compte.

• Nous ne communiquerons pas avec vous uniquement dans le but d'obtenir vos informations personnelles.

 

​

2.7 Nous conservons vos renseignements personnels pour une durée limitée

Nous détruisons les renseignements personnels que nous recueillons dès qu'ils n'ont plus de raison d'être. Nous les conservons seulement le temps nécessaire pour :

• Atteindre les objectifs pour lesquels nous les avons recueillis et

• Respecter nos obligations légales

​

​

2.8 Nous respectons vos droits à la vie privée

Gérez vos préférences de consentement

Vous pouvez consulter et modifier vos préférences de consentement concernant la collecte, l'utilisation et la divulgation de vos renseignements personnels à tout moment. Veuillez toutefois noter que nous ne pourrons plus vous offrir nos produits et services si vous retirez votre consentement pour une finalité essentielle à notre relation avec vous (voir la section « Nous recueillons vos renseignements personnels à des fins spécifiques » pour plus de détails).

Pour des raisons facultatives, vous pouvez retirer votre consentement en tout temps sans que cela n'affecte notre relation avec vous.

Vous pouvez nous contacter pour retirer votre consentement aux fins suivantes :

• Améliorer nos produits et services et offrir une expérience client unique.

• Vous tenir au courant de nos promotions, produits, services, concours et événements susceptibles de vous intéresser.

Le retrait de votre consentement peut prendre jusqu'à 30 jours pour être traité et appliqué.​

​

Accéder, rectifier ou supprimer vos renseignements personnels

Vous avez plusieurs droits concernant les renseignements personnels que nous détenons à votre sujet. Vous pouvez les exercer à tout moment.​

​

Droits :​

​

Savoir si nous détenons des renseignements personnels à votre sujet

Vous pouvez nous demander :

• Si nous détenons des renseignements personnels à votre sujet

• Comment vos renseignements personnels ont été recueillis, utilisés et divulgués

• Si une autre personne ou organisation détient vos renseignements personnels pour nous

​

Accéder à vos renseignements personnels

• Vous pouvez demander à accéder aux renseignements personnels que nous détenons à votre sujet. Vous pouvez aussi en obtenir une copie, moyennant des frais raisonnables.
  Dans certains cas, nous ne sommes pas en mesure de vous fournir les informations demandées.
  Par exemple :

• Nous partageons certaines informations médicales avec votre professionnel de la santé. Ce dernier pourra alors vous les expliquer correctement.

• Nous ne pouvons pas vous communiquer d'informations qui révéleraient des informations sur une autre personne.

​

Rectifiez vos renseignements personnels

• Vous pouvez demander la rectification de vos informations personnelles si elles sont incomplètes ou inexactes. Vous pouvez aussi les mettre à jour si elles ont changé.

​

Supprimez vos renseignements personnels

Vous pouvez demander la suppression de vos informations personnelles. Notre réponse dépendra de la situation.

​

Si nous avons atteint les objectifs pour lesquels les renseignements personnels ont été recueillis, nous les supprimerons.

Cependant, nous pouvons les conserver afin de respecter nos obligations légales et réglementaires et de protéger nos droits en cas de recours judiciaire.

​

Si nous n'avons pas encore atteint les objectifs pour lesquels les renseignements personnels ont été recueillis, nous supprimerons les renseignements désuets, inexacts, incomplets ou devenus inutiles. Si vous demandez la suppression du reste de vos renseignements personnels, nous ne pourrons plus vous offrir nos produits et services.

​

Vous pouvez soumettre une demande écrite pour exercer vos droits relatifs à vos informations personnelles. Vous recevrez notre réponse écrite dans un délai de 30 jours. Si nous rejetons votre demande en tout ou en partie, nous vous fournirons plusieurs renseignements :

• Raisons du refus

• Références aux lois et aux règlements justifiant ce refus

• Votre droit de contester ce refus auprès de l'autorité de réglementation de la protection de la vie privée de votre province ou territoire

• Délai d'appel du refus

​

Demander des renseignements sur une décision fondée uniquement sur le traitement automatisé de vos renseignements personnels

Dans certaines circonstances, nous pouvons prendre une décision fondée uniquement sur le traitement automatisé de vos renseignements personnels, sans intervention humaine. Par exemple, dans le cas d'une assurance collective, cela nous permet de déterminer sans délai, lors de votre visite à la pharmacie, la part du coût de vos médicaments que nous payons et celle que vous assumez.

Vous pouvez, en tout temps, demander une explication sur une décision fondée sur le traitement automatisé de vos renseignements personnels et apporter des corrections aux renseignements personnels utilisés. Vous pouvez aussi nous faire part de vos commentaires.

 

Déposer une plainte

Vous pouvez déposer une plainte si vous estimez que nous avons mal géré vos renseignements personnels.

Nous vous invitons à communiquer avec nous en premier lieu si vous souhaitez porter plainte. Nous prendrons le temps d'analyser votre plainte et de collaborer avec vous pour résoudre la situation.

Vous pouvez également déposer une plainte auprès de l'autorité de réglementation de la protection de la vie privée de votre province ou territoire.

 

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3. Comment communiquer avec nous concernant votre vie privée

Vous pouvez nous contacter par écrit aux adresses ci-dessous pour :

• Soumettre une demande d'accès, de rectification ou de suppression de vos renseignements personnels

• Déposer une plainte concernant le traitement de vos renseignements personnels

• Demander de l'aide, nous envoyer un commentaire ou poser toute question concernant votre vie privée. Assurez-vous de nous fournir tous les renseignements nécessaires au suivi de votre demande.

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Par courriel : privacy@simplybenefits.ca

Par la poste : Bureau de Simply Benefits, Chef de la protection des renseignements personnels, 200-45, rue Stanley, Ayr (Ontario) N0B 1E0

 

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4. Si on met à jour cet avis

Nous mettons à jour nos pratiques régulièrement afin de les renforcer et de nous assurer qu'elles reflètent l'évolution des lois, des règlements et des normes en matière de confidentialité. Nous vous informerons sur notre site Web (https://www.simplybenefits.ca/) de tout changement important apporté à la présente déclaration.